사회초년생, 알아두면 좋은 '업무 이메일' 잘 쓰는 법
사회초년생, 알아두면 좋은 '업무 이메일' 잘 쓰는 법
  • 권기선
  • 승인 2024.05.24 16:24
  • 댓글 0
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효율적인 동시에 예의바른 업무 메일은 어떤 게 다를까?
ⓒ게티이미지뱅크
ⓒ게티이미지뱅크

다른 부서 동료에게 협업을 요청하기 위해, 자료를 많은 이들에게 한 번에 전달하기 위해 등 입사하면 이메일을 보내야 하는 순간이 잦아진다.

업무 메일은 정확한 의사소통, 빠른 업무를 가능하게 하기에 협업을 위한 기본이다. 필자의 다년간 사회생활을 토대로 목적과 내용을 명확하게 업무 메일에 넣는 법을 정리해 봤다.

효율과 예의를 갖추면 더할나위 없이 괜찮은 업무 메일이 된다. 예의를 위해 고려해야 하는 부분도 마지막 권장 사항에 있으니 사회초년생이라면 참고하면 좋겠다.  

 

 


1. 제목만으로 내용을 파악할 수 있도록 작성하기


변경 전 예시: 안녕하세요. OOO 에디터입니다. 지원서 전달드립니다. 

변경 후 예시: [뉴스레터_에디터 지원_이름] 지원서 전달 드립니다.


주제 의식이 함축된 제목이 책을 고를 때 도움이 되듯, 업무 메일의 제목도 목적과 핵심이 한눈에 보이는 것이 좋다.

인사말을 제목으로 하는 경우가 있다. 인사하는 건 이미지에 도움이 되지만 제목부터 삽입하는 건 적절하지 않다. 보통 수신자가 메일을 찾을 때 제목으로 검색하는 경우가 많기에 제목에는 이름과 목적을 담는 편이 낫다.

말머리를 사용해 간결하게 이 메일의 목적을 파악할 수 있도록 하자. 

 

 


2. 구어체보다 목록형(번호형)으로 작성해서 한눈에 들어오도록 작성하기


목록형으로 작성해준 채용 메일 예시 ⓒ데일리팝
목록형으로 작성해준 채용 메일 예시 ⓒ데일리팝

 

내용을 분류하고 묶어 목록형(번호형)으로 작성하면 가독성이 높아진다. 구어체가 친근하지만, 목록형이 빠른 내용 파악에는 도움이 되기 때문이다.

해당 예시는 필자의 지원서 합격 메일이다. 사전 과제, 면접 일정 안내, 출근 일정 조율 등 3가지 내용으로 구성되어 있었는데, 내용을 모두 한눈에 볼 수 있도록 잘 정리해서 메일을 주셨다.

덕분에 필자가 따로 내용을 굳이 정리하지 않아도 메일만 확인하면 되어 면접 진행이 편했다. 중요한 내용에는 위 사진과 같이 하이라이트를 표기하는 것도 센스있는 선택이다. 

 

 


3. 다시 묻지 않도록 내용은 최대한 구체적으로 정한 뒤 메일 전달하기


변경 전 예시: 5월 초중순 즈음 보내드리겠습니다.

변경 후 예시: 전달 예정일 - 5월 10일 오후 3시 이전

업무 메일은 보낼 때 전달해야 할 정보를 모두 전달하는 것이 좋다. 수신자는 내 메일 말고도 다른 업무 메일을 여럿 받을 테고 같은 건으로 여러 번 주고받으면 후에 다시 메일을 확인할 때 시간이 더 소요되기 때문이다.

따라서 이미 이야기한 부분에 대해 다시 묻지 않도록 전달 혹은 요청할 내용에 관해 최대한 구체적으로 작성해야 한다. 

 

 


4. 참조와 숨은 참조를 적극 활용하기 


네이버 메일 캡쳐 ⓒ데일리팝

‘수신인(받는 사람)’은 직접적으로 업무를 요청, 정보를 전달받는 이를 의미한다. 수신인은 당연히 발신된 메일에 대해 답변을 필수적으로 전달해야 한다.

‘참조’는 해당 프로젝트와 관련된 이들을 의미한다. 답변을 필수로 전달하지는 않아도 괜찮지만, 해당 업무 진행 과정을 이해하고 있어야 하는 이들은 ‘참조’에 속한다. 보내는 사람 입장에서 수신사에게는 숨기지만 메일 내용을 알아두어야 할 이들은 ‘숨은 참조’에 넣으면 된다.

결국 메일은 서면으로 일 진행 과정을 남기는 증거이기 때문에 참조와 숨은 참조를 잘 활용하면 후에 생길 문제를 대비하는 것에 도움이 된다. 

 

 


5. 그 외 업무 메일 작성 시 권장 팁


위와 더불어 아래 팁을 더한다면 예의와 효율을 갖춘 업무 메일이 될 것이다. 정답은 없지만 권장하는 내용이다. 

 

  • 인사말은 예의를 갖추되 친절하게 마무리 짓기

인사말은 인사한 뒤 받는 자신을 소개하고 메일 목적을 간단하게 한 줄 정도로 언급하면 된다. 업무 진행에서는 동료로서의 이미지도 중요하기 때문에 자기만의 인사말을 정해두는 것도 퍼스널 브랜딩 및 각인에 도움이 된다.

팔자의 경우, 추구하는 신념을 마지막에 몇 단어로 정리해서 보내주신 동료가 계셨는데, 보통 OOO 드림으로 끝나는 메일과 달라 그 동료가 유달리 기억에 남았던 적이 있었다. 

 

  • 수신자 성명이나 업체 헷갈리지 않았는지 더블 체크하기

수신자의 성명이나 업체를 헷갈리지 않았는지 더블 체크가 필요하다. 간혹 다양한 업체에 협업 요청을 하다 보면 업체명을 틀리는 경우도 있다.

이런 일은 단순 실수이겠지만 수신자 입장에서는 다소 예의 없이 비칠 수 있다. 아무래도 메일 자체가 커뮤니케이션이다 보니 진심으로 함께 협업을 원하는 이에게 한 번 더 눈길이 간다.

더하여, 첨부파일도 더블체크하는 것이 좋다. 메일 내용 작성 전 미리 첨부를 해두는 것도 잊지 않고 파일을 삽입하는 방법이다.