코로나19로 언택트 문화가 확산되면서 재택근무도 늘어나는 추세다. 감염병 사태를 계기로 아예 사무실을 최소한으로 축소하고 재택근무 체제로 변경한 기업도 적지 않다.
재택근무가 활성화 되면서 함께 주목을 받은 것은 협업툴이다. 사무실에서 머리를 맞대고 논의할 수 있는 시간이 줄어든 만큼 효율적으로 업무를 처리할 수 있는 생산성 솔루션의 중요성이 커지고 있는 것이다.
협업툴은 프로젝트 관리, 메신저, 구성원 관리, 자료 저장 등 다양한 기능을 수행하는 웹 기반 소프트웨어를 가리킨다. 통상적으로 메신저(SNS)형과 프로젝트 관리형 등 두 개의 타입으로 나눠 볼 수 있다.
국내에서 많이 언급되는 메신저형 협업툴로는 슬랙, 아지트, 카카오워크, 네이버웍스 등이 꼽힌다. 메신저형은 기존에 우리가 자주 사용하는 카카오톡과 크게 다를 바 없기 때문에 대부분 빠르게 적응할 수 있다.
문제는 프로젝트 관리형 협업툴이다. 기존에 우리에게 익숙한 한글과컴퓨터나 MS오피스 등과 전혀 다른 기능 및 화면 구성을 보이기 때문에 처음 접하는 경우 적응이 쉽지 않을 수 있다.
국내에서 자주 언급되는 협업툴로는 노션, 트렐로, 구글 독스 등이 있다. 이 세 가지의 사용법을 미리 익혀두면 업무에서는 물론 개인 스케줄을 관리하는 데 있어서도 유리할 것이다.
■ G-워크스페이스
구글이 운영하는 G-워크스페이스는 웬만한 협업툴에서 모두 연동이 되기 때문에 기본적으로 익혀두면 좋다. 가장 자주 쓰이는 것은 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 드라이브 등이다.
문서와 스프레드시트, 프레젠테이션 등 3가지는 MS오피스의 워드, 엑셀, 파워포인트 등과 비슷하기 때문에 기존에 해당 소프트웨어를 사용할 줄 아는 이들이라면 적응이 쉽다.
하나의 문서에 여러 사람을 초대할 수 있고 문서 안에서 댓글, 수정제안 등이 용이하다는 점이 가장 큰 장점이다. 누가 어떤 부분을 수정했는지 확인이 용이하고, 팀원별로 보기-편집-코멘트 등 권한을 개별적으로 부여할 수 있다. 또 모든 문서는 구글 드라이브에 저장돼 USB나 메일 등을 거칠 필요가 없다는 점도 좋다.
■ 트렐로
트렐로는 ‘포스트잇’에서 아이디어를 착안해 만들어진 협업툴이다. 게시판에 포스트잇을 붙이듯 카드 형태로 일정이나 프로젝트 등을 추가하며 팀원들과 공유하는 개념이다. 현재 회사에서 진행되는 모든 사항을 한 눈에 확인할 수 있다는 점이 가장 큰 장점이다.
Add to Card 버튼을 이용하면 해당 카드의 디테일을 설정할 수 있다. 보드에 있는 팀원 중 한 명을 선택해 카드를 할당할 수도 있고, 라벨을 지정해 색깔별로 지정하는 것도 가능하다. 체크리스트 생성, 마감일자 설정, 파일 첨부 등을 할 수도 있다. 알람 기능을 지원하기 때문에 일정관리에도 편하다.
별도의 프리미엄 모드가 있지만 무료로 제공하는 기능이 꽤 많기 때문에 팀단위로 활용하기 좋다. 또 구글 드라이브, 슬랙, 세일즈포스 등 다양한 서비스와 연동이 가능한 점도 장점이다. 다만 한글지원이 되지 않는 점은 아쉽게 느껴진다.
■ 노션
국내에서 가장 핫한 생산성 툴이 바로 노션이 아닐까 싶다. 실제 다양한 기업에서 기업 소개, 채용 공고, 제품 소개 등 다양한 용도로 노션을 활용하고 있다. 구직자들 역시 이력서와 포트폴리오를 노션으로 만들어 제출하는 경우도 심심치 않게 보인다.
일정 및 프로젝트 관리, 브로인스토밍, 문서 기록 및 관리 등 업무와 관련한 모든 일들을 노션 안에서 처리할 수 있다는 게 가장 큰 특징이다. 팀원 초대, 댓글, 수정 기록 등의 기능을 통해 협업이 좀 더 수월하게 이뤄진다.
개인적인 용도로 사용하기에도 좋다. 일기, 메모, 해야 할 일, 가계부, 독서·영화 기록, 아이디어 노트 등 활용 방법은 무궁무진하다. 최근 온라인상에서 노션 템플릿 공유도 활발히 이뤄지고 있는 점도 장점이다.
앞서 소개한 3가지 협업툴 외에 다른 협업툴이 궁금하다면 ‘SaaS Cracker’ 사이트를 들러보는 것도 추천한다. 사이트에서는 사람들이 많이 사용하는 다양한 협업툴을 소개하고 있을뿐 아니라, 실제 사용자들의 후기도 찾아볼 수 있다.
